Persondatapolitik - For ansøgere og medarbejdere

Nedenfor kan du læse, hvordan Australian Bodycare ApS (herefter ”Australian Bodycare”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) behandler dine personoplysninger i forbindelse med rekruttering og ansættelse hos os.

Når vi behandler personoplysninger om dig som beskrevet i denne persondatapolitik, handler vi som dataansvarlig og har dermed ansvaret for, at dine personoplysninger bliver behandlet i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

VORES KONTAKTOPLYSNINGER

Australian Bodycares kontaktoplysninger:

Australian Bodycare Continental 2012 ApS
Trævænget 14
5492 Vissenbjerg
Cvr. nr. 34226261
E-mail info@australian-bodycare.com

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os.

OPLYSNINGER OM ANSØGERE

I forbindelse med ansøgning om et job hos os, indsamler og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det vil være oplysninger som du giver til os samt evt. oplysninger som vi indhenter fra offentlige kilder eller fra referencer.

Almindelige oplysninger til brug for rekruttering

Vi behandler almindelige personoplysninger om dig, herunder:

oplysninger om navn, adresse, e-mail og telefonnummer
oplysninger om uddannelse, tidligere ansættelser og andre oplysninger indeholdt i dit CV og ansøgning
oplysninger om dine arbejdsmæssige kompetencer
offentligt tilgængelige oplysninger fra dine onlineprofiler på sociale medier som Facebook og LinkedIn.

Vi opfordrer dig til, ikke at sende følsomme oplysninger i forbindelse med din ansøgning, medmindre der er helt konkrete og særlige grunde der taler herfor.

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er at rekruttere medarbejdere til Australian Bodycare.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger som indgår i rekrutteringsprocessen, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk.1, litra f. Vores legitime interesse er i den forbindelse at gennemføre en rekrutteringsproces.

Helbredsoplysninger

I forbindelse med ansøgning om job hos os kan vi indsamle helbredsoplysninger om dig f.eks. i tilfælde af ansøgning om flexjob eller lignende.

Retsgrundlaget for behandling af helbreds oplysninger som indgår i rekrutteringsprocessen er databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b jf. artikel 6, stk. 2, litra f og databeskyttelseslovens § § 12.

Opbevaringsperiode og videregivelse

Dine personoplysninger opbevares ikke længere, end det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil de er indsamlet. Når dine personoplysninger ikke længere er nødvendige, sletter vi dem, medmindre andet følger af relevant lovgivning. Normalt opbevarer vi oplysningerne indtil 6 måneder efter at vi har modtaget din ansøgning.

Vi videregiver ikke disse oplysninger om dig til nogen uden for Australian Bodycare.

Når du er ansat hos Australian Bodycare, indsamler og behandler vi en række oplysninger om dig.

Almindelige oplysninger til brug for personaleadministration

Udover de oplysninger som behandles om ansøgere, behandler vi også følgende almindelige oplysninger om dig:

oplysninger om løn, bankkonto, skatteoplysninger og pensionsforhold
oplysninger om ferie, sygdom, barsel, orlov og andet fravær
oplysninger om kompetenceudvikling
oplysninger om dine pårørende, som du selv orienterer Australian Bodycare om
oplysninger om ophør af ansættelse, herunder evt. afskedigelse eller bortvisning

Formålet med vores indsamling og behandling af dine personoplysninger er at administrere din ansættelse. Administrationen sker på grundlag af gældende lovgivning samt baseret på den ansættelsesaftale vi har indgået med dig herunder om løn- og ansættelsesvilkår.

Oplysninger om løn og fravær mv. anvendes desuden til at udforme forskellige statistikker, herunder sygefraværsstatistik, hvor vi samkører oplysninger om forskellige medarbejdere for at danne et nødvendigt overblik.

Retsgrundlaget for den generelle behandling af personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, når behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige. Retsgrundlaget for den øvrige behandling er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, da behandlingen er nødvendig for at opfyldelse vores ansættelsesaftale med dig.

Retsgrundlaget for vores behandling af oplysninger om løn og fravær mv. til brug for statistikker er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er i den forbindelse at danne overblik over fravær, løn mv. Kun oplysninger, som er nødvendige for undersøgelsen, anvendes, og oplysningerne anvendes ikke til andre formål end ren statistik.

Helbredsoplysninger

Som led i administrationen af din ansættelse kan vi også behandle oplysninger om en række helbredsmæssige forhold, f.eks. i forbindelse med specificering af sygefravær, mulighedserklæringer, lægeattester, barsel, fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår.

Vores retsgrundlaget for behandling af helbredsoplysninger, er databeskyttelseslovens § 12, stk. 1, om behandling, der er nødvendig for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder, samt jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. artikel 6, stk. 2, litra b, om behandling der er nødvendig for overholdelse af aftale samt arbejdsretlige forpligtigelser.

CPR-nummer

Vi indsamler og behandler oplysning om dit CPR-nummer for at sikre en entydig identifikation af dig, når vi skal indberette oplysninger om din løn mv.

Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer er reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt og § 11, stk. 2, nr. 1, i databeskyttelsesloven.

Oplysninger om medlemskab af fagforening

Vi kan i visse tilfælde behandle oplysninger om dit medlemskab af en fagforening. Det vil ofte ske i tilfælde, hvor vi skal kommunikere med din fagforening f.eks. i forbindelse med tvister.

Retsgrundlaget for vores behandling er databe-skyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. artikel 6, stk. 1, litra c om behandling, der er nødvendig for at overholde den dataansvarlige eller den registreredes arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder, som fastlagt i lovgivning.

Arbejdspladsvurderinger, trivsels- og medar-bejdertilfredshedsundersøgelser samt medarbejderudviklingssamtaler

I forbindelse med udarbejdelser af arbejdspladsvurderinger og trivsels- og medarbejdertilfredshedsundersøgelser kan vi behandle personoplysninger om dig.

Som udgangspunkt er oplysningerne anonyme. Der kan dog være tilfælde, hvor vi i forbindelse med undersøgelserne behandle oplysninger, som gør det muligt for os, at identificere en bestemt medarbejder. Denne behandling vil være nødvendig for at opfylde formålet med undersøgelserne.

Retsgrundlaget for behandlingen af oplysningerne sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, tik. 1, litra c og databeskyttelseslovens § 12, stk. 1, hvor vi er forpligtiget til at udføre undersøgelserne i henhold til lovgivning.

For medarbejdertilfredshedsundersøgelser, lederevalueringer, mv., der ikke er lovpligtige og ikke følger af overenskomst mv., vil grundlaget for vores behandling baseret på vores legitime interesser være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er her at sikre det bedst mulige arbejdsmiljø for dig og dine kollegaer.

Vi kan løbende afholde medarbejderudviklingssamtaler. I den forbindelse kan vi behandle personoplysninger om dig om dine arbejdsopgaver, potentielle udviklingsområder, noter fra møder mv. Nogle gange anvender vi også et skema til brug for samtalen eller tager på anden måde relevante noter. Sådanne oplysninger kan blive opbevaret på din personalesag

Medarbejderudviklingssamtaler afholdes med det formål at drøfte den enkelte medarbejders mulighed for faglig og personlig udvikling.

Vores behandlingsgrundlag er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vi registrer ikke følsomme oplysninger om dig i forbindelse med sådanne samtaler. Vores legitime interesse er, at sikre de bedst mulige udviklingsmuligheder for dig.

Whistleblowerordning

Vi har implementeret en whistleblowerordning. Du kan læse mere om ordningen i vores whistleblower politik samt om vores behandling af personoplysninger her.

Firmabiler

Hvis du som en del af dit ansættelsesforhold leaser en firmabil, behandler vi dine personoplysninger om dig i form af navn, underskrift og bil, registreringsnummer mv. Det sker som led i fremsendelse og håndtering af leasingaftalen.

Vi kan videregive oplysningerne til det leasingselskab vi samarbejder med, men som udgangspunkt kommunikere du selv direkte med leasingselskabet.

Vores behandlingsgrundlag er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for at opfylde vores kontraktretlige forpligtigelser over for dig.

Oplysninger om dig på vores hjemmeside

Som led i dit arbejde, kan vi offentliggøre dit navn, arbejdsområder og kontaktoplysninger på vores hjemmeside eller i andet relevant materiale. Det sker med henblik på at kunder og samarbejdspartnere kan kontakte dig.

Vores behandlingsgrundlaget herfor er baseret på vores legitime interesser databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesser er i denne sammenhæng, at vores kunder skal kunne komme i kontakt med dig, som led i den funktion du udfylder i virksomheden.

Medarbejderfotos og marketing materiale

Som led i din ansættelse og dine arbejdsopgaver, kan vi offentliggøre video, lyd og billede med dig. Det sker hvis du vælger at bidrage til lives, podcasts og lignende om vores virksomhed og vores produkter, samt andre videoer. Det vil oftest være relevant, hvis du er ansat i vores marketing team. Video, lyd og billede kan eventuelt indeholde dit navn og arbejdsområder.

Vi vil altid sikre os, at du er indforstået med, at der offentliggøres billeder eller videoer med dig. Det vil i praksis ske, ved at bede om dit samtykke til offentliggørelsen jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Opbevaring og videregivelse

Personoplysningerne opbevares ikke længere, end det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil de er indsamlet. Når dine personoplysninger ikke længere er nødvendige, sletter vi dem, medmindre andet følger af relevant lovgivning.

Vi kan dele dine personoplysninger med eksterne tredjeparter. Hvem vi deler med afhænger af, hvilke personoplysninger der er tale om, behandlingsformålet og den sammenhæng, som personoplysningerne indgår i. Vi kan blandt andet videregive dine oplysninger til:

Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger
Bankforbindelser i forbindelse med udbetaling af løn
Pensionsselskaber i forbindelse med pension
Fagforeninger
Eksterne rådgivere, advokater mv.
Kunder og samarbejdspartnere, som du medvirker til at betjene, og som derved modtager oplysninger som dit navn og din stilling
Intern orientering af medarbejder f.eks. i forbindelse med fratrædelse/afskedigelse/sygefravær

Vi sikrer altid, at vi ved videregivelse af personoplysninger har det fornødne hjemmelsgrundlag for at videregive personoplysninger.

Vi kan desuden overlade dine personoplysninger til databehandlere såsom f.eks. IT-leverandører, som behandler personoplysningerne på vores vegne. Vores databehandlere behandler alene dine personoplysninger i overensstemmelse med vores instruks. Der kan ske overførsel af personoplysninger til tredjelande i forbindelse med vores brug af databehandlerer. Hvis det er tilfældet, sørger vi for, at overførslen sker på baggrund af et gyldigt overførselsgrundlag.

SIKKERHED

Vores behandling af dine personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende lovgivning. Det indebærer blandt andet, at vi sikrer at personoplysninger behandles fortroligt og i et sikkert miljø, såvel fysisk som elektronisk, ligesom vi har implementeret organisatoriske foranstaltninger med henblik på at sikre behandling og sletning af dine oplysninger på bedst mulig vis.

DINE RETTIGHEDER

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Rettighederne er beskrevet nedenfor.

Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt til at å en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet og til at få ufuldstændige oplysninger fuldstændiggjort.
Ret til sletning: Vi sletter generelt personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden det tidspunkt hvor vi normalvis ville slette oplysningerne.
Ret til at trække dit samtykke tilbage: Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi ikke fremover behandle oplysningerne på dette grundlag. Tilbagekaldelsen af dit samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen.
Ret til begrænsning af behandling: Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du under visse omstændigheder anmode os om delvist at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte.
Ret til at overføre oplysninger: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Ret til at indgive klage: Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk. Her kan du også finde yderligere information om dine rettigheder som registreret.

OPDATERING AF PERSONDATAPOLITIKKEN

Vi gennemgår regelmæssigt denne persondatapolitik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Vi opfordrer derfor til, at du løbende holder dig ajour.